專案管理基礎與規劃
五大流程輕鬆學
課程時長：2小時
主講人：子超
時間：114/9/30
這堂課你會學到什麼？
理解專案管理五大流程
掌握每個階段的關鍵任務
學會實用工具與技巧
能獨立規劃小型專案
專案 vs 日常工作
專案特徵：
✦ 有明確目標
✦ 有時間限制
✦ 獨特性
✦ 臨時性
專案生命週期
啟動
規劃
執行
監控
結案
專案啟動
萬事起頭，先問為什麼
設定清晰目標：SMART原則
SMART 目標範例對比
錯誤範例
「提升網站效能」
→ 不具體、無法衡量、沒有時限
SMART 目標
「3個月內將網站首頁載入時間從5秒降至2秒以下」
「增加產品銷量」
「透過 SEO 優化，6個月內將線上銷售額從月均100萬提升至150萬」
誰會影響或被影響？
什麼是利害關係人
分類：內部/外部、支持/反對
為什麼要識別他們
權力/影響力矩陣
根據利害關係人的權力與影響力，決定管理策略
高權力 / 高影響
CEO、專案發起人
高權力 / 低影響
法務、財務長
低權力 / 高影響
終端使用者、客服
低權力 / 低影響
外包商、供應商
↑ 權力 Power ↑ | → 影響力 Influence →
專案的出生證明
專案章程包含什麼
為何需要書面文件
簡易範本示意
專案規劃
計畫做得好，執行沒煩惱
把大象放進冰箱分幾步？
📦 什麼是 WBS？
工作分解結構（Work Breakdown Structure）是將專案由大到小、由粗到細逐層分解的過程，把複雜的專案拆成可管理、可執行、可衡量的小任務。
分解原則：由上而下
從專案總目標開始 → 主要階段 → 子任務 → 工作包（最小單位）
工作包的標準
每個最底層任務都要能估時間、估成本、分配責任人
100% 原則
WBS 必須涵蓋專案所有工作，不多也不少
WBS 實例：電商網站開發
電商網站開發專案
1. 前端開發
2. 後端開發
3. 測試與部署
💡 每個工作包（最底層）都應該是可估算、可分派、可追蹤的任務
排時程的藝術
任務順序與依賴關係
甘特圖簡介
關鍵路徑概念
實例：網站開發時程
📊 甘特圖示意
🔥 關鍵路徑
需求分析(2週) → UI設計(2週) → 前端開發(4週) → 測試(1週)
= 總計 9 週（專案最短完成時間）
💡 關鍵路徑上任何任務延遲，整個專案就會延遲！
人力、物力、財力
資源類型
預算編列要點
成本估算方法
專案預算表實例
電商網站開發專案 - 預算總額：NT$ 500,000
| 類別 | 項目 | 金額（NT$） | 佔比 |
|---|---|---|---|
| 💼 人力成本 | 前端工程師（2個月） | 120,000 | 24% |
| 後端工程師（2個月） | 120,000 | 24% | |
| UI/UX 設計師（1個月） | 60,000 | 12% | |
| 🖥️ 硬體設備 | 雲端主機租賃（1年） | 60,000 | 12% |
| SSL 憑證 + CDN | 20,000 | 4% | |
| 🔧 軟體授權 | 開發工具 + 第三方服務 | 40,000 | 8% |
| 📦 其他支出 | 測試與 QA | 30,000 | 6% |
| 應急準備金（10%） | 50,000 | 10% | |
| 總計 | 500,000 | 100% | |
💡 人力成本佔最大比例（60%），應急準備金確保風險緩衝
未雨綢繆
什麼是風險
風險識別方法
應對策略：避免、減輕、轉移、接受
風險應對策略實例
避免（Avoid）
風險：第三方API供應商不穩定
應對：改用自建API，完全避免依賴外部服務
減輕（Mitigate）
風險：關鍵成員可能請假
應對：建立知識文件、交叉培訓備援人員
轉移（Transfer）
風險：伺服器硬體故障
應對：購買雲端服務SLA保險，將風險轉嫁給雲端商
接受（Accept）
風險：UI設計可能需微調
應對：影響小，預留2天緩衝時間即可
💡 選擇策略的關鍵：評估風險的發生機率 × 影響程度
專案執行
行動！讓計畫成真
溝通是成功的關鍵
溝通計畫的重要性
溝通頻率與方式
會議類型：站立會議、週會、月會
對的人做對的事
分派原則
責任矩陣（RACI）
授權的藝術
RACI 責任矩陣實例
R - Responsible
執行者
A - Accountable
最終負責人
C - Consulted
諮詢對象
I - Informed
知會對象
| 工作任務 | 專案經理 | 前端工程師 | UI設計師 | 客戶 |
|---|---|---|---|---|
| 需求確認 | A | C | C | R |
| UI設計 | A | C | R | I |
| 前端開發 | A | R | C | I |
| 上線部署 | R A | C | I | I |
💡 原則：每個任務必須有唯一的A，至少一個R
計畫趕不上變化？
常見問題類型
快速反應步驟
升級機制
專案監控
掌握現況，隨時調整
我們到哪了？
追蹤方法
進度報告頻率
紅綠燈狀態指示
燃盡圖（Burndown Chart）
追蹤剩餘工作量 vs 時間，即時掌握專案進度
Sprint 1 燃盡圖（10天衝刺）
剩餘工作點數 vs 日期
✅ Day 1-6
進度超前，低於理想線
⚠️ Day 7-10
進度落後，需調整資源
📊 預估
剩餘 8 點，需延期 1 天
💡 燃盡圖每日更新，線條高於理想線表示落後，低於表示超前
用數據說話
時間、成本、品質三角
常用KPI範例
儀表板概念
需求變更怎麼辦？
變更請求流程
評估影響
批准機制
變更管理流程實例
情境：客戶在開發中期提出「新增會員推薦獎勵功能」
提交變更請求單（CR）
記錄：變更原因、預期效益、建議方案
影響評估（三角約束）
變更控制委員會（CCB）審核
成員：專案經理、客戶代表、技術主管
決策：✅ 批准 / ❌ 拒絕 / ⏸️ 延後
若批准 → 更新基準線、通知所有利害關係人
⚠️ 鐵律：所有變更必須書面化、正式評估、經批准才執行
專案結案
漂亮收尾，累積經驗
交付的那一刻
驗收標準
交付清單
簽收文件
反思與學習
做得好的地方
可改進之處
文件歸檔
別忘了慶祝！
肯定團隊貢獻
專案結案會議
記錄里程碑
五大流程回顧
啟動
規劃
執行
監控
結案
學以致用
選一個小專案練習
推薦工具與資源
持續學習建議
謝謝！
祝你專案管理之路順利